Informace o zpracování osobních údajů dle GDPR

Jsme potěšeni vaší návštěvou na našich webových stránkách a vaším zájmem. Ochranu vašich osobních údajů bereme vážně a ochrana vašeho soukromí při zpracování osobních údajů je pro nás důležitou záležitostí. Jistě vás zajímá, jak Krajská knihovna Vysočiny (dále jen KKV) nakládá s osobními údaji, k čemu je využívá a jak je chrání. Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek.

Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných KKV nabízí zájemcům nový Knihovní řád platný od 25. 5. 2018. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vejde tento den v účinnost .

Jak KKV nakládá s osobními údaji uživatelů

KKV zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

KKV zaručuje rovný přístup všem bez rozdílu pro poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb vymezených zákonem č. 257/2001 Sb. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může KKV poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje (viz příloha č. 6 KŘ.). Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, služba Odlož, historie výpůjček), ale i další aktivity (zejména Univerzita volného času, přihlášení na akce s omezeným počtem účastníků aj.). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování (kvalitnějších) služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, pohlaví, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

KKV dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma či delší výpůjční lhůta, využití nabídky oddělení specializovaných služeb).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích, vyřízení objednávek, služby Odlož, nebo o nových službách a akcích knihovny. Čtenář si může určit, které zprávy chce od knihovny prostřednictvím SMS zpráv nebo e-mailem dostávat. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.  

KKV uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně, pokud to používaný automatizovaný knihovní systém technicky umožní.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovních služeb, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

Záznamy z kamerového systému

KKV je vybavena monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost našich prostor. Informace o kamerovém systému je zveřejněna u hlavního vstupu do prostor KKV.

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které KKV o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.kkvysociny.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a zadaných rezervacích, případně další informace.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje útvar technické správy KKV.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

KKV se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy KKV zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, 1. a 2. upomínku nebo pozvánky na akce. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail a nebo telefonní číslo.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje KKV anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. KKV takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny a má vypořádány veškeré závazky.

Údaje z kamerového systému KKV uchovává 3 dny od pořízení záznamu, nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.

Zpracování jinými subjekty

KKV zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius a nakládání s osobními údaji je ošetřeno smluvní doložkou.  Osobní údaje předáváme smluvní advokátní kanceláři za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn.

Osobní údaje pod kontrolou

KKV spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na KKV (reditel(a)kkvysociny.cz).

 

V Havlíčkově Brodě dne 14. 5. 2018
Ing. Jitka Hladíková, ředitelka KKV


← Zpět na přehled